皆さんは「タスク管理」という言葉を聞いたことがありますか？
タスク管理はビジネスの世界で成功するためには必ず必要なものです。
タスク管理をしっかり出来るようになれば、あなたの仕事の能力は間違いなく跳ね上がります。
しかしタスク管理という言葉は聞いたことがあっても、どうすれば良いのか分からない人も多いのではないでしょうか？
そこで今日はタスク管理について徹底的に解説していきます。
この記事を読み終わったときには、あなたは1流のビジネスマンになっているでしょう。
逆にタスク管理について知らずに仕事をしていてはあなたは一生自分の力を100%発揮出来ません。
あなたも一流のビジネスマンになってみませんか？
以下より解説していきます。
タスク管理とは？
タスク管理を理解するうえでまずタスクについて説明したいと思います。
ビジネスの世界では「小さい単位の仕事や作業」のことをタスクと呼びます。
元々はコンピューターが複数の作業を同時にこなすときに、その個々の単位のことをタスクと呼ぶのですが、それがビジネスの世界でも使われるようになりました。
例えば会議を行うとして、「時間を決める」「場所を決める」「参加者に連絡する」「出欠をとる」「資料を用意する」などは会議を行うために必要な小さい単位の仕事ですよね。
これをタスクと呼ぶのです。
そしてタスクの集合体を「プロジェクト」と呼びます。
プロジェクトはある目標を達成するために組織されたチームや計画のことを指します。
プロジェクト＝タスクの集合体
タスクとToDoの違い
タスクと似た言葉にToDoがあります。
ToDoとは個人のやらないといけないことを指す言葉です。
ToDoリストと言えば自分のやらないといけないことをリスト化したものなのでなんとなくイメージ出来ますね。
ではこれはタスクと何が違うのでしょうか？
一般的にToDoは「やらないといけないが、期限がなく先延ばししても良い」ことを指します。
それに対してタスクは「決められた期限までにやらないといけないこと」を指します。
両者の違いは期限があるかどうかということになります。
例えば「机の上が汚いから片付けをする」なんかは期限が無いので、ToDoですし、「死見積もりを作る」となると期限があるので、タスクとなります。
タスク＝やらないといけないことで期限がある
ToDo＝やらないといけないことで期限が無い
タスク管理の必要性
そもそもなぜタスク管理を行う必要性があるのでしょうか。
その理由は「プロジェクト達成（目標達成）に向けていつまでに何をするかの行動を明確化するため」です。
例えば冒頭でも例に出したように会社で会議を行うとします。
タスク管理をせずに会議を行おうとすると何から手を付けたらいいか分かりませんし、いつまでに何をすればいいかもわからないので、効率が悪くなってしまいます。
「◯月◯日に会議を行う」というプロジェクトに向けて、タスクを洗い出してみましょう。
思いつくだけでも「時間を決める」「場所を抑える」「会議に必要なものを用意する（プロジェクターなど重要なもの）」「参加予定者に連絡する」「出欠をとる」「資料を用意する」「会議に必要なもの（お茶など直近でも間に合うもの）」「当日行う準備（資料配布など）」などたくさんのタスクを洗い出すことが出来ます。
あとはこのタスクを優先順位をつけてスケジュール化すれば、タスク管理は完成です。
このように会議1つを取っても必要なタスクを洗い出し、管理すれば会議をやるために必要なことも順序も一目瞭然で、スムーズに進めることができるのです。
タスク管理のメリット
①今日やることが分かる
先ほどまで解説したことを1日の生活に置き換えてみて下さい。
まず1日の始まりに自分の持っているタスクの中で今日やるべきことを洗い出すことになりますよね。
そして洗い出したタスクの中で優先順位をつけてやっていきます。
このようにタスク管理を行えば、今日やるべきことが全て分かるようになります。
②余裕が生まれる
ここで生まれる余裕とは「心」と「時間」の余裕です。
「心」の余裕
タスク管理によって、自分がやることがいつまでにやらないといけないことか明確化しているので、闇雲に作業に追われることがなくなります。
いつまでに何をしたらいいか分かっていれば、設定したゴールに向けて作業を繰り返していけばいいだけなので、作業に追われることもなく「心」の余裕が生まれます。
「時間」の余裕
タスク管理を行えば、いつまでに何をやればいいか決まっているので時間を効率的に使うことが出来ます。
時間を効率的に使うことで時間に余裕も生まれると思いますし、休憩の時間を入れることも出来ます。
・今日やるべきことが分かる
・心に余裕が生まれる
・時間に余裕が生まれる
タスク管理を行う方法
ここまででタスク管理を行う必要性は分かってもらえたと思います。
しかし実際にタスク管理のやり方が分からなければ意味がありません。
ここからはタスク管理を行う方法を解説していきます。
タスク管理を行う方法がわかればあなたも一流のビジネスマンです！
①タスクの書き出し
まずは大まかにタスクを書き出してみましょう。
大まかに書き出すことが出来れば次はカテゴリー分けを行います。
その後さらに細かいタスクに分けていきます。
実際に1日でやらないといけないことを大まかに書き出してみましょう。
次にカテゴリー分けをしていきます。
さらにこれを細かいタスクに分けていきましょう。
ここまで細分化出来れば次のステップです。
②工数の計算
タスクを書き出せれば次は各タスクがどれくらいの工数がかかるかが重要です。
全てが同じ工数でこなせるわけではないので、工数を把握しておくことでより効率的に作業をこなすことが出来ます。
実際にやってみましょう。
③スケジュールの組み立て
工数まで分かれば後はスケジュール化していくだけです。
ここまでで、いつまでにやらないといけないかと各タスクにかかる工数が全て分かっているので組み合わせるだけですね！
実際に組み立ててみましょう。
いかがでしょうか？
このスケジュール化の一番のポイントは優先順位です。
実はカテゴリー分けを挟んでいるのはこの優先順位を出すためなのです。
優先順位でいうと顧客対応＞社内対応ですよね。なので同じ納期だったとしても顧客対応は確実に完了するように早めの時間に予定を組み込んでいます。
逆にメールは社内対応のうえに納期もゆるく、内容は忘年会なので優先順位はかなり下がります。
結果としてバッファ（予備・休憩時間）で作業を行うように予定を組んでいます。
このようにタスク管理を行えば無駄のないスケジュールかつ、余裕を持ったスケジュールを組むことが出来ます。
今回は洗い出した全てのタスクが今日やらないといけないこととして、例を作りましたが、実際は今日やらなくて良いことは、翌日に回すといった作業も入ってきます。
なので、本来は1週間などの数日単位でタスク管理を行うことをおすすめします。
ここまでタスク管理について理解した皆さんなら十分出来ると思います！
【まとめ】タスク管理で一流のビジネスマンになろう！
一流のビジネスマンになってくると人よりたくさんの仕事を抱える状況になります。
その量をこなすためにはタスク管理を行って、スムーズに仕事をする必要がありますので、タスク管理は一流のビジネスマンになる条件とも言えるでしょう。
逆にタスク管理を行わず仕事をしていては、自分がこなせる量に限界が出てくるので、一流のビジネスマンにはなれません。
しかしここまでこの記事を読んでくれたあなたはきっとタスク管理を使いこなして一流のビジネスマンになれると思います！
一緒に一流のビジネスマンを目指して頑張りましょう！
コメント